SKKN Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả "Bộ hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục"

 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả “Bộ hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục”
 Một số giải pháp
 nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả
 “ Bộ hồ sơ Kiểm định chất lượng giáo dục”
 Phần I: Đặt vấn đề.
1. Cơ sở lí luận và lí do chọn đề tài:
 “Kiểm định chất lượng giáo dục” theo quy định, tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục và 
Đào tạo là nhiệm vụ và cũng là mục tiêu phấn đấu của các nhà trường. Thực hiện 
chỉ thị số 46/2008/CT- BGD-ĐT Về việc tăng cường công tác đánh giá và kiểm 
định chất lượng giáo dục; Thực hiện quyết định số 83/2008/QĐ- BGD-ĐT Ban 
hành quy định về quy trình và chu kì kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ 
thông; Thực hiện Thông tư số 42/2012/TT- BGD-ĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 
của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về “Ban hành Quy định tiêu chuẩn đánh 
giá chất lượng giáo dục và quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ 
sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên”; Thực hiện sự chỉ đạo của 
Sở giáo dục đào tạo Thái Bình; sự chỉ đạo của Phòng giáo dục đào tạo Quỳnh Phụ 
cùng với mong muốn hoàn thiện “Một bộ hồ sơ Đại - Khoa học và Hữu ích” 
Trong những năm qua, tiểu học Quỳnh Xá đã tiến hành xây dựng kế hoạch, thu 
thập thông tin minh chứng, hoàn thiện bộ hồ sơ theo quy định của Bộ Giáo dục và 
Đào tạo thật khẩn trương, khoa học và hiệu quả!
2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 
 - Phạm vi nghiên cứu: Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục và quy 
trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục trường tiểu học (Theo thông tư 42 
của Bộ Giáo dục- Đào tạo).
 - Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm định chất lượng giáo dục tại 
trường tiểu học Quỳnh Xá
3. Mục đích nghiên cứu: 
 Tìm các giải pháp để tự hoàn thiện bộ hồ sơ theo Thông tư số 42/2012/TT- 
BGD-ĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo giúp 
cho nhà trường có đầy đủ minh chứng để xác định được mức độ đáp ứng mục tiêu 
giáo dục trong giai đoạn hiện nay, để xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng giáo 
dục, nâng cao chất lượng các hoạt động giáo dục đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo 
dục. Tự hoàn thiện và đưa vào sử dụng có hiệu quả bộ hồ sơ Kiểm định chất lượng 
giáo dục.
4. Phương pháp nghiên cứu: 
 Trong phạm vi bài viết có sử dụng các phương pháp: Phân tích, tổng hợp, 
thống kê, so sánh
 Năm học 2012 - 2013 1 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả “Bộ hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục”
B. Các giải pháp:
I. Bản thân tự nhận thức và bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ giáo viên trong 
đơn vị về công tác kiểm định chất lượng giáo dục theo thông tư 42 của Bộ Giáo 
dục- Đào tạo.
1. Bản thân tự nghiên cứu, tự nhận thức và đặt quyết tâm thực hiện tốt nhiệm vụ.
 - Được tập huấn về công tác Kiểm định chất lượng giáo dục tại Sở Giáo 
dục- Đào tạo Thái Bình ngày 25/9/2009, bản thân cũng đã nhận thức được đây là 
nhiệm vụ quan trọng, là mục tiêu phấn đấu của các nhà trường. Tuy nhiên với một 
yêu cầu cao về các tiêu chuẩn, tiêu chí; đặc biệt là yêu cầu về: Quy trình, về bộ hồ 
sơ minh chứng có thể lên tới 20 hộp với hơn 1000 minh chứng; về bộ phiếu tiêu 
chí, bộ báo cáo có thể lên tới gần một trăm trang thì quả là lúc đầu bản thân 
có nản! 
 - Khi nghiên cứu kĩ về các tài liệu hướng dẫn của Bộ và của Sở, tôi nhận 
thấy: Ngoài mục đích Kiểm định chất lượng giáo dục thì việc làm này còn có ý 
nghĩa rất lớn. Y nghĩa lớn lao, thiết thực và hữu ích đó là: Giúp cho các nhà trường 
có một bộ hồ sơ “Đại - Khoa học và tiện ích”. Bởi lẽ từ trước tới nay, các nhà 
trường chưa từng có một bộ hồ sơ nào số lượng nhiều nhất, sắp xếp khoa học nhất 
(Được mã hoá) như yêu cầu của công tác lưu hồ sơ về công tác kiểm định chất 
lượng giáo dục này. Nhận ra được ý nghĩa này đã giúp tôi có thêm động lực để hạ 
quyết tâm thực hiện cho thật tốt nhiệm vụ này!
2. Bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ giáo viên trong đơn vị về công tác Kiểm định 
chất lượng giáo dục. Nhận vai trò là Chủ tịch hội đồng đánh giá là chỉ huy 
trưởng, là người tư vấn, hướng dẫn cho các bộ phận hoàn thiện các minh chứng 
và đánh giá theo các tiêu chuẩn.
 - Nhận thấy bản thân mình cũng có rất nhiều khó khăn nên đối với cán bộ 
giáo viên và các bộ phận cũng sẽ khó khăn không kém. Tôi đã chủ động bồi dưỡng 
nhận thức cho cán bộ giáo viên trong đơn vị cùng thấy được nhiệm vụ, ý nghĩa của 
công tác kiểm định chất lượng giáo dục, để mọi người cùng vào cuộc mới có thể 
hoàn thành được công việc.
 - Nhiệm vụ của hội đồng đánh giá là thu thập các thông tin minh chứng. 
Nhưng vì đây là việc làm mới cho nên bước rất quan trọng cần làm trước khi thu 
thập thông tin minh chứng là: Các cá nhân, các bộ phận phải tự kiểm tra, hoàn 
thiện và bổ sung các thông tin minh chứng. Thông tin minh chứng phải được thu 
thập từ các cán bộ giáo viên, nhân viên, từ các bộ phận trong trường. Chính vì vậy 
nên các thành viên trong trường không nhận thức được vấn đề, không vào cuộc 
nhiệt tình thì không thể thành công được.
 Năm học 2012 - 2013 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả “Bộ hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục”
cho các tổ khối chuyên mônĐưa các thành viên đó vào hội đồng tự đánh giá giúp 
cho việc đánh giá được toàn diện, chính xác. Đồng thời cũng giúp cho các thành 
viên nắm chắc được các ưu điểm, hạn chế của các tiêu chí, tiêu chuẩnTừ đó sẽ 
giúp cho họ phát huy các ưu điểm, có hướng khắc phục những hạn chế, có kế hoạch 
cải tiến chất lượng cho phù hợp với công việc mà mình phụ trách.
 - Nhóm thư kí cần lựa chọn những thành viên có năng lực tổng hợp, có kĩ 
năng tin học mới có thể hoàn thành được nhiệm vụ. Bộ hồ sơ cần rất nhiều số liệu, 
độ dày của báo cáo, của bảng mã danh mục thông tin minh chứng có thể lên tới 
trăm trang nên nhóm thư kí phải thực sự có năng lực, phải nhiệt tình và trách 
nhiệm. 
 - Các nhóm công tác chuyên trách cũng được thành lập và thực hiện nhiệm 
vụ tuỳ theo tình hình của đơn vị và tuỳ theo tiến trình công việc. Chẳng hạn: Nhóm 
cộng tác viên phụ trách về các minh chứng là hình ảnh, băng hình; Nhóm công tác 
chuyên trách phụ trách về các minh chứng là sơ đồ, bảng biểu Những thành viên 
trong các nhóm này phải có năng lực, có khiếu thẩm mĩ để thường xuyên có ý 
thức lưu lại các hình ảnhphục vụ cho minh chứng được đầy đủ và phong phú.
 - Vì đây là công việc khó, làm lần đầu nên cần phải phát huy tối đa sự sáng 
tạo của hội đồng tự đánh giá, nhóm thư kí và các nhóm công tác chuyên trách. Bên 
cạnh đó, Chủ tịch Hội đồng đánh giá cần làm tốt vai trò tư vấn cho nhóm thư kí, 
các nhóm công tác chuyên trách trong suốt quy trình đánh giá, giúp cho họ hoàn 
thành tốt nhiệm vụ.
2. Dự kiến các nguồn lực và thời điểm cần huy động.
 - Căn cứ vào các tiêu chuẩn, tiêu chí, hội đồng tự đánh giá cần dự kiến rõ 
các nguồn nhân lực tham gia: Tất cả cán bộ giáo viên và nhân viên trong trường.
 - Chuẩn bị đủ cơ sở vật chất cho công tác kiểm định: Giấy in và bìa khoảng 
4-5 gam; Cặp tài liệu khoảng 60-70 chiếc; Hộp đựng thông tin, minh chứng khoảng 
20 hộp loại to. Túi cúc để đựng minh chứng khoảng 100 chiếc
 - Các hoạt động cần tiến hành: Tập hợp, phô tô các tài liệu, minh chứng; 
Lập sổ theo dõi; Chụp ảnh, quay phim, vẽ sơ đồ; Sắp xếp hồ sơ, đánh giá các tiêu 
chí, lập báo cáo
 - Thời điểm cần huy động: Theo kế hoạch cụ thể của từng nhóm đánh giá 
và phải hoàn thành mọi công việc trong vòng 18 tuần.
3. Công cụ đánh giá.
 - Thông tư số 42/2012/TT- BGD-ĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 của Bộ 
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. 
 Năm học 2012 - 2013 5 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả “Bộ hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục”
Tuần 8 - Họp Hội đồng TĐG để:
 - Thảo luận về những vấn đề nảy sinh từ các thông tin và minh chứng thu 
 được;
 - Xác định những thông tin, minh chứng cần thu thập bổ sung;
 - Điều chỉnh đề cương báo cáo TĐG và xây dựng đề cương chi tiết.
Tuần 9-10 - Thu thập, xử lý thông tin, minh chứng bổ sung;
 - Thông qua đề cương chi tiết báo cáo TĐG.
Tuần 11-12 - Dự thảo báo cáo TĐG;
 - Kiểm tra lại thông tin và minh chứng được sử dụng trong báo cáo TĐG.
Tuần 13-14 - Họp hội đồng TĐG để thảo luận dự thảo báo cáo TĐG;
 - Hội đồng TĐG họp với các giáo viên, nhân viên trong trường để thảo 
 luận báo cáo TĐG, xin các ý kiến góp ý;
 - Hoàn thiện báo cáo TĐG.
Tuần 15 - Họp Hội đồng TĐG để thông qua báo cáo TĐG đã sửa chữa;
 - Công bố báo cáo TĐG trong nội bộ nhà trường và thu thập các ý kiến 
 đóng góp.
Tuần 16 - Xử lý các ý kiến đóng góp và hoàn thiện báo cáo TĐG.
Tuần 17 - Công bố báo cáo TĐG đã hoàn thiện (trong nội bộ nhà trường).
Tuần 18 - Tập hợp các ý kiến đóng góp cho quy trình TĐG;
 - Nộp báo cáo TĐG.
IV. Thực hiện kế hoạch, Quy trình tự đánh giá một cách linh hoạt theo điều 
kiện thực tế của nhà trường.
1. Bám sát kế hoạch đã xây dựng để thực hiện quy trình tự đánh giá, hoàn thiện 
bộ hồ sơ.
 - Công tác kiểm định chất lượng bao gồm nhiều việc, nhiều công đoạn, cần 
nhiều lực lượng tham gia nên rất cần được đôn đốc, kiểm tra các bộ phận, các cá 
nhân thực hiện nhiệm vụ theo đúng kế hoạch đề ra. Nếu quy trình tự đánh giá bị trì 
trệ hay tắt sót ở bất kỳ bước nào, ở nhóm nào thì sẽ bị ách tắc cả quá trình. Chính vì 
vậy rất cần sự phối hợp nhịp nhàng của Hội đồng tự đánh giá với nhóm thư ký, các 
 Năm học 2012 - 2013 7 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, sử dụng có hiệu quả “Bộ hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục”
 - Thu thập được minh chứng đến đâu cần đánh dấu ngay vào cột ghi chú 
của danh mục mã thông tin minh chứng đến đó.
 - Nếu minh chứng nào đủ thì đánh dấu đủ. Minh chứng nào thiếu một phần 
thì ghi rõ, chẳng hạn: Thiếu kế hoạch năm học 2011-2012, Thiếu kế hoạch tổ 1 
(2008-2009) Nếu cột ghi chú của minh chứng nào chưa được ghi gì thì đó là 
minh chứng còn thiếu hoàn toàn, chưa thu thập được. Nhìn vào đó thì người thu 
thập minh chứng sẽ thuận lợi cho việc thu thập tiếp minh chứng, thuận lợi trong 
việc đôn đốc các bộ phận nộp minh chứng cho các nhóm.
 - Trong danh mục đó cũng cần ghi rõ tên của người cần thu thập minh 
chứng và nơi thu thập minh chứng để cho người cần cung cấp minh chứng chủ 
động. Trong trường hợp cần thiết, người thu thập minh chứng cần thống kê toàn bộ 
những minh chứng cần thu thập cho từng bộ phận, từng thành viên để họ chủ động 
đảm bảo đủ minh chứng và chủ động về thời gian theo kế hoạch.
 - Minh chứng thu về cần phân ngay theo từng loại, có ghi tên minh chứng 
và để riêng mỗi loại một tập hoặc một túi cúc, để theo từng tiêu chuẩn, tiêu chí. 
Nếu không làm được như vậy thì khi sắp xếp, mã hoá rất dễ lẫn, rất mất thời gian
2. Trình bày, sắp xếp minh chứng.
 Khi các minh chứng được thu thập đủ, được mã hoá, được đưa về các hộp 
đã là một thành công lớn và cũng là đã rất dày công. Tuy nhiên muốn cho bộ hồ sơ 
đẹp và thuận lợi cho sử dụng, bảo quản được bền lâu thì cần làm tốt các việc sau:
 - Cần mặc thêm cho mỗi minh chứng một chiếc áo có tên cụ thể. Mỗi loại 
minh chứng cần có một trang bìa ghi rõ tên minh chứng. Chẳng hạn: Tập các quyết 
định thành lập tổ trưởng, tổ phó; Tập Sổ dự giờ của Cán bộ giáo viên; Tập các phiếu 
đánh giá xếp loại giáo viên; Hồ sơ kiểm tra, xếp loại giáo viên;Nếu làm được 
như vậy, khi minh chứng được mã hoá thì việc tìm việc hồ sơ rất nhanh chóng và 
nhìn ngay vào chiếc áo đó là biết ngay được hồ sơ cần tìm. Việc làm đó cũng giúp 
cho bộ hồ sơ đẹp và trang trọng lên rất nhiều. (Xin minh hoạ ở phần ảnh chụp cuối 
bài viết)
 - Mỗi tập minh chứng cần được đưa vào bảo quản trong một túi cúc hoặc 
một chiếc cặp tài liệu có bìa bóng để bảo quản được lâu, được đẹp hơn và cũng 
giúp cho bộ hồ sơ khoa học hơn, dễ tìm hơn
VI. Sử dụng hiệu quả, nhân rộng ý nghĩa của Bộ hồ sơ Kiểm định chất lượng.
 Khi hoàn thiện được bộ hồ sơ kiểm định chất lượng, nhà trường đã đưa vào 
sử dụng bộ hồ sơ một cách thiết thực, hiệu quả. Bộ hồ sơ này rất lớn, gồm nhiều 
hộp, liên quan đến hầu hết các bộ phận và các cá nhân trong trường nên nhà trường 
đã thí điểm coi như “Bộ hồ sơ dùng chung”. Cán bộ văn phòng là người được 
 Năm học 2012 - 2013 9