SKKN Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học tại trường THCS Ngô Mây

 PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BUÔN HỒ
 TRƯỜNG THCS NGÔ MÂY
 ************
 Đề tài: 
 Họ và tên: Phạm Thị Ngọc Yến
 Đơn vị công tác: Trường THCS Ngô Mây
 Chức vụ: Kế toán
 Tháng 02 năm 2020 I. PHẦN MỜ ĐẦU
 1. Lý do chọn đề tài.
 Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán của Trường THCS Ngô Mây – 
Phường Thiện An - Thị xã Buôn Hồ - Tỉnh Đăk Lăk tôi nhận thấy việc bảo quản, 
quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức 
quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được 
hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Đồng thời đưa ra những giải pháp khắc 
phục những hạn chế của sự việc nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, 
sổ sách kế toán có hiệu quả cao nhất. Từ những suy nghĩ trên bản thân tôi quyết 
định chọn đề tài “Một số kinh nghiệm và giải pháp về công tác bảo quản, 
quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học tại Trường THCS Ngô 
Mây”.
 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài.
 Để công tác quản lý chứng từ, sổ sách được đảm bảo hơn, khoa học hơn, 
thuận tiện trong quá trình sử dụng lâu dài của nhà trường, ngoài ra còn là minh 
chứng cho quà trình thu-chi hàng năm của nhà trường là hồ sơ để quyết toán với 
Kho bạc Nhà nước.
 Mục tiêu của đề tài sáng kiến kinh nghiệm là đề ra các giải pháp để nâng cao 
năng lực về công tác bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
 Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách 
chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử 
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán 
đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách 
phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.
 3. Đối tượng nghiên cứu.
 Hệ thống hóa trong quy trình nghiệp vụ chuyên môn trong công tác bảo 
quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán.
 2 Trải qua nhiều năm đổi mới nền kinh tế của Việt Nam đã có nhiều khởi 
sắc, cơ chế quản lý tài chính có sự thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động 
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay 
các đơn vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong hạch toán khoán 
kinh phí. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một 
cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp.
 Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm 
bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát 
thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt 
động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng 
loại hình hoạt động. Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong 
những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính 
của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần 
lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu 
công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công.
 Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách 
chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử 
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán 
đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách 
phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học. 
 Công tác kế toán trong cơ quan, đơn vị trường học nói riêng và các đơn vị 
hành chính sự nghiệp nói chung là một bộ phận rất quan trọng. Song trong chuyên 
môn nghiệp vụ kế toán không thể thiếu được công việc thiết lập chứng từ hồ sơ sổ 
sách kế toán nó thể hiện hoạt động tài chính của mỗi đơn vị. Đồng thời việc bảo 
quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị lại là một vấn đề vô cùng quan trọng. 
Chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị tương đương như tiền, nó phản 
ánh tình hình thu - Chi của đơn vị mình và nó còn là điều kiện, là phương tiện để 
lưu trữ, làm cơ sở thanh, quyết toán với cơ quan tài chính, cơ quan cấp trên.
 4 Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả cao thì đây 
là một vấn đề khá nan giải, mà chúng ta muốn quản lý sắp xếp hồ sơ tốt thì cần 
phải có những biện pháp thiết thực và hiểu được hồ sơ sổ sách là gì? ý nghĩa tác 
dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt như thế nào? tôi xin được 
trình bày như sau: 
 * Khái niệm về hồ sơ.
 Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau nhằm 
phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể. Được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, báo cáo nhằm 
thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
 * Khái niệm về chứng từ, sổ sách kế toán.
 - Khái niệm về sổ sách kế toán:
 + Sổ sách: Là những văn bản tài liệu và tập hợp các nghiệp vụ chứng từ 
đã được xử lý, thanh toán, báo cáo, ghi sổ và lưu trữ.
 + Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh 
rõ ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy 
định chung của Nhà nước.
 - Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
 + Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng; lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho Hiệu 
 trưởng và cấp trên quản lý tài chính tốt.
 + Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã sử 
lý của các sự việc giúp cho việc nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước 
đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
 + Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh 
nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai 
sót không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
 - Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
 6 dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán 
khác nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể chi tiết như sau: 
 - Mục 7000: Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành
 7001: Chi mua hàng hóa, vật tư
 7004: Đồng phục, trang phục
 7012: Chi phí hoạt động nghiệp vụ chuyên môn
 7049: Chi khác.
 - Mục 6700: Công tác phí
 6701: Tiền vé máy bay, tàu xe
 6702: Phụ cấp công tác phí
 6703: Tiền thuê phòng ngủ
 6704: Khoán công tác phí
 - Mục 6000: Tiền lương
 6001: Lương theo ngạch, bậc
 6003: Lương hợp đồng theo chế độ
 6049: Lương khác
 - Mục 6300: Các khoản đóng góp
 6301: Bảo hiểm xã hội
 6302: Bảo hiểm y tế
 6303: Kinh phí công đoàn
 6304: Bảo hiểm thất nghiệp.
 Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp ở phần 
đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta 
kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót 
chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo 
từng năm.
 Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, 
hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn 
vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm 
tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm. 
 8 Xây dựng kế hoạch quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị thật cụ thể 
ngay từ đầu năm, trình lãnh đạo duyệt và cùng mọi người phối hợp thực hiện. 
Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm, kỷ 
luật cao, có lề lối làm việc khoa học, là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp 
ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình. Tuyên truyền 
cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối hợp với các bộ phận có 
liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán trong việc quản lý 
chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả.
 Thường xuyên cập nhật, sắp xếp, nghiên cứu các văn bản qui định về công 
tác tài chính hiện hành để thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc thường xuyên cập 
nhật văn bản, tài liệu qui định hiện hành rất quan trọng đối với người làm công tác 
kế toán và công tác tham mưu. Nếu không nắm rõ các văn bản qui định hiện hành 
thì chúng ta sẽ mắc những sai lầm nghiêm trọng trong công tác của mình. Việc sắp 
xếp văn bản cũng rất quan trọng, khi cập nhật xong văn bản in văn bản ra, phân 
loại văn bản, lưu vào từng tệp riêng, trên mỗi tệp đều phải có bìa sơ mi và bảng kê 
ghi rõ: Số thứ tự, ngày tháng, nội dung văn bản Để thuận tiện cho việc tìm kiếm 
và xem văn bản, loại bỏ những văn bản không còn hiệu lực để tránh gây nhầm lẫn 
khi thực hiện. Những văn bản thường xuyên xem và quan trọng thì nên dùng bút 
phản quang tô đậm để dễ dàng tìm kiếm. 
 Chứng từ, sổ sách kế toán có rất nhiều biểu mẫu, sổ sách, tài liệu, chúng 
liên quan mật thiết với nhau, công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và độ 
chính xác cao do đó khâu lập chứng từ, sổ sách kế toán và phân loại là khâu rất 
quan trọng. Làm tốt khâu này sẽ giúp cho công tác tài chính được chính xác, ít sai 
sót, giúp cho công tác quản lý tốt hồ sơ và lưu trữ đầy đủ, chính xác. 
 Hằng năm, quý, sau khi lập chứng từ sổ sách kế toán thì kế toán phải rà soát, 
kiểm tra, sắp xếp chứng từ cho khoa học, gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số 
thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục 
ngân sách Nhà nước và cho vào sơ mi niêm phong theo thứ tự từng quí, từng năm 
và ngoài bìa sơ mi, ghi mã nguồn, mã chương, mã ngành KT, ghi chi tiết từ số 
 10 sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác giảng 
dạy của địa phương. Qua đó nhằm thúc đẩy cho quá trình hoạt động của đội ngũ 
cán bộ, giáo viên, nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành giáo dục ở địa 
phương hoạt động có hiệu quả và liên tục hướng tới mục tiêu dân giàu, nước mạnh 
xã hội công bằng dân chủ văn minh.
 Công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan Nhà nước nói chung và đơn vị 
trường học nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán 
lại đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu trữ 5 năm, 10 năm mà 
phải lưu trữ từ 20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Nhận thức được vấn đề trên tôi 
thấy cần phải có những giải pháp để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán tốt 
không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, mọi loại hình hoạt động, sắp xếp quản lý hồ sơ 
kế toán tốt, khoa học sẽ thúc đẩy nhanh tiến trình đổi mới của đất nước nâng 
cao chất lượng công tác quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp góp 
phần thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
 3. Nội dung và hình thức của giải pháp.
 a. Mục tiêu của giải pháp.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số 
liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - chi của đơn vị, là những chứng cứ 
để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: 
Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định và trang 
thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sửa chữa nâng cấp 
cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành 
và các khoản công tác phí... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ 
sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh 
tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải 
thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị tương đương như 
tiền, là các số liệu thực tế được phản ánh ghi chép lại trong quá trình thu - chi 
tài chính của đơn vị nhà trường, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm 
 12